Una delle cose che sembrano essere più banali, ma che tutti, una volta nella vita almeno, abbiamo sbagliato. Scrivere un’e-mail efficace… quanti errori!
Come puoi dire con certezza di aver scritto un’e-mail efficace? A regola d’arte?
Come il “galateo delle e-mail” vorrebbe?
Abbiamo fatto nascere un Dubbo, vero?
Vediamo esattamente come bisognerebbe scrivere nel modo giusto un’e-mail, e quali possono essere le varie tipologie di questo strumento che fa parte della nostra vita di tutti i giorni.
La comunicazione che utilizza questo strumento, di sicuro non rappresenta una novità.
Le abbiamo da qualche tempo ormai e vengono impiegate in diversi modi, non solo a fini professionali, ma ormai anche personali.
Ma quante volte ti è capitato di ricevere un’e-mail confusa, poco chiara, a tratti scortese e maleducata?
O almeno, che in quel modo ti sembrava che fosse.
Perché poi è di questo a cui ci riferiamo, al fatto che spesso benché le intenzioni del mittente non siano necessariamente brutte, a volte appaiano tali.
Tutti noi amiamo ricevere messaggi di posta elettronica trasparenti, scorrevoli e ben realizzati: per questa ragione è bene che ci sia un dare per avere e che, quindi, si imparino al meglio i fondamenti del galateo dell’e-mail.
Bene, detto ciò, difficilmente ci rivolgiamo al nostro client di posta solo per contattare i nostri amici, per quello esistono gli smartphone, whatsapp, telegram.
Viene da sé pensare che nella maggior parte dei casi, quando dobbiamo inviare un messaggio di posta elettronica sia formale, o commerciale.
Le regole di base si rifanno un po’ a quelle stabilite convenzionalmente, quindi a quelle che esistevano ancor prima dell’avvento del digitale.
Ma ci sono delle variabili che, mentre nella scrittura tradizionale possono essere tralasciate, nelle e-mail devono sussistere e viceversa.
E-mail formale, da dove partire?
Per strutturare una buona e-mail formale è bene dedicarsi a quelle che sono le proprie doti umane relative all’educazione, cortesia e gentilezza e unirle a una buona scrittura online.
Nella maggior parte dei casi, quando scriviamo a qualcuno di rilievo, o che semplicemente non conosciamo di persona, non è solo per comunicare un’informazione, ma anche per effettuare una richiesta ed è per questo che risulta essere fondamentale riuscire a far arrivare il giusto messaggio, nei giusti modi.
Allora, partiamo con lo spiegare le varie sezioni relative al campo dell’email, destinatari, oggetto e corpo del testo.
Destinatari: A, CC, CCN
La prima cosa da dover fare è la decisione dei destinatari, non bisogna inviare ogni cosa a chiunque, ma scegliere accuratamente a chi inviare una certa comunicazione; talvolta è bene comprendere persino se far vedere nell’elenco delle persone che vogliamo che ricevano il messaggio, chiunque.
Se i contatti sono tutti interessati nello stesso modo e possono, per questione di privacy, vedere tutti gli altri, allora li inseriamo nel campo denominato “A:”.
Se ci sono nomi che devono essere al corrente di quanto scritto nell’email, ma possono anche non intervenire nel flusso delle comunicazioni, possiamo immetterlo dentro il campo “CC”.
Avendo inoltre la consapevolezza che, qualora qualcuno dei destinatari appartenenti al primo gruppo dovesse rispondere, questi ultimi non avrebbero la possibilità di essere messi al corrente.
Lo spazio relativo al CCN letteralmente raffigura la copia nascosta e non dovrebbe essere usato per manipolare o fregare il prossimo facendo partecipare a conversazioni private, terzi.
Ma riguarda una considerazione in più in termini di sicurezza e privacy.
L’oggetto
Tutto parte da qui in realtà, una buona comunicazione efficace si rivela soprattutto da questo piccolo campo, considerato spesso insignificante dagli ignoranti della comunicazione.
Qui puoi scrivere tutto quello che vuoi in teoria, ma deve servire alla tua comunicazione ed all’efficienza della stessa.
Per prima cosa non deve essere un romanzo, ma un breve comunicato, completo e che arriva velocemente al punto.
Bisogna anticipare già un po’ quello che sarà l’argomento del corpo del messaggio, ma lasciando curiosità che porterebbe il lettore a voler scoprire il suo interno.
Gioca tutto sulla parte iniziare dell’email
Parti da un presupposto. La gente non ha tempo da perdere e non vuole essere invasa da infiniti giri di parole. Quindi, questo significa che, come abbiamo detto per l’oggetto, la stessa cosa vale qui: essere diretti, trasparenti e completi in poche righe.
Non c’è bisogno di elaborare frasi lunghissime piene di paroloni per avere un impatto a effetto, perché l’unica cosa che otterrai sarà un grandioso sbadiglio e la voglia di abbandonare la tua e-mail, subito.
Sulla base di chi hai di fronte, o meglio, di quello che è il tuo destinatario, usa delle frasi preimpostate ma efficaci, ecco qualche esempio:
- Gentile
- Gentilissimo
- Egregio
- Caro
- Spettabile
Quale usare? Viene da sé comprendere che ognuno di questi termini varia sulla base del rapporto che sussiste tra il mittente e l’altra persona.
Dopo aver scritto la prima formalità va inserito il nome della persona a cui ti rivolgi, certo, ma è buona norma anticiparlo con il titolo o la professione.
Devi inviare un’email al tuo avvocato? Ecco allora scriverai come di seguito: “Gentile Avv. X”.
Subito dopo una bella virgola e un a capo renderà in automatico il tutto, già molto educato.
In questa fase devi puntare ad essere estremamente diretto. Presentati senza fronzoli e senza fare giri enormi per poter arrivare al punto. Spiega perché stai scrivendo se il destinatario del messaggio ti conosce o, in caso contrario, presenta te stesso e il tuo lavoro se necessario.
Sempre in poche parole.
Lunghezza del testo
Un’e-mail, che sia di lavoro o altro, deve contenere tutte le informazioni necessarie in poco spazio, è importante ribadirlo.
Pensa a un posto di lavoro, pensa a te stesso. Quando sei in ufficio o sei impegnato nel tuo impiego, quanti messaggi di posta elettronica ricevi?
Tantissimi, non è vero?
E vorresti che tutti questi fossero brevi e concisi o prolissi, infiniti e incomprensibili?
Bene, nove su dieci anche le persone a cui ti rivolgi tu.
La sinteticità è alla base e la cortesia completano l’opera.
La grammatica e l’ortografia sono cose che ormai vengono un po’ surclassate, questo perché le e-mail vengono viste come un momento noioso in cui nella maggior parte delle volte occorre mandarle per risolvere un problema.
Si tende a tralasciarle e a rispondere quando si è in luoghi caotici come in treno o in autobus e magari utilizzando lo smartphone. La distrazione e il metodo potrebbero farci incorrere in errori e refusi dovuti alla battitura o alla mancanza di rilettura della comunicazione.
Questo è sbagliatissimo.
Perché è vero che il periodo del messaggio e il contenuto, in certi frangenti, è più importante della forma, ma quando una persona, un collega o un amico vede un messaggio scritto in malo modo, colmo di errori di battitura e distrazione, sicuramente un altro messaggio accompagnerebbe il testo: quello di non aver dato la giusta importanza alla comunicazione.
Di averla fatta di fretta, controvoglia e con poco impegno.
Di base, dunque, è sempre buona norma ricontrollare il tutto, anche più di una volta.
Questo chiama in campo anche i toni.
Al contrario di quello che succede quando si parla, nella corrispondenza scritta, specialmente quella digitale, spesso risulta davvero molto complesso capire i toni di una conversazione.
Per esempio, le battute, l’ironia, gli scherzi… difficilmente sono compresi se non affiancati ad un’immagine, uno smile o un’emoticon. Di conseguenza, onde evitare di incorrere in fraintendimenti o interpretazioni errate, evitiamo di puntare sulla simpatia che richiede uno sforzo maggiore per comprenderla, ma cerchiamo di essere amichevoli, solari e gentili, ma con professionalità.
La formattazione
Non sempre viene presa molto in considerazione, ma come per i contenuti elaborati per il web, può essere molto utile in alcuni frangenti. Se si vuole dare risalto a una frase, a una parola o a un concetto, per esempio, il grassetto fa e deve fare da padrone.
Inoltre, come ben si sa, l’occhio si stanca maggiormente quando deve leggere attraverso uno schermo e ha una modalità di scorrimento totalmente diversa rispetto alla carta stampata.
Ha bisogno di un flusso, di una guida e di uno schema per far capire al cervello ciò di cui si sta parlando e proseguire con padronanza e sicurezza.
Avere qualche parola sottolineata che attira l’attenzione, fa comprendere subito a cosa si andrà a parare, ma provoca anche ulteriore curiosità e voglia di scoprire quanto riportato nel corpo del testo.
Scrivere un’e-mail: come salutarsi
Bene, siamo riusciti ad arrivare alla conclusione, portando sempre alla mente la schiettezza, la struttura grammaticale e ortografica, la giusta punteggiatura e la sintesi delle singole frasi.
Adesso come salutiamo il destinatario?
In primo luogo dipende da come hai salutato la persona – o le persone – all’inizio del messaggio.
Se ti sei introdotto con “Egregio Sig.” sarebbe consono procedere al saluto con la stessa educazione, ad esempio con un “Distinti saluti”, “Cordialmente”, “Cordiali saluti”.
La dicitura che spesso viene adottata per avere un tono incredibilmente formale è la seguente: “Le porgo i miei più cordiali (o sentiti) saluti”.
Se hai bisogno di avere una risposta puoi inserire:
“in attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei più cordiali saluti”.
Se hai iniziato i saluti co un “buongiorno sig. X” o “buonasera Sig. X” potresti congedarti con un saluto finale meno formale, come “Buon proseguimento” o “Buona giornata/Buona serata”.
Dopo aver scelto la formula adatta, vai a capo e compila il tutto con una firma completa, ovvero: nome, cognome, professione, email e numero di telefono.
